MANUAL DE WORD

Plantillas

Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de Autotexto (Autotexto: ubicación de almacenamiento para texto o gráficos que desea utilizar de nuevo, como una cláusula de un contrato estándar o una gran lista de distribución.

Cada selección de texto o gráficos se graba como un elemento de Autotexto y se le asigna un nombre exclusivo.), fuentes, asignaciones de teclas, macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.), menús, diseño de página, formato especial y estilos.

Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal (plantilla Normal: plantilla global que puede utilizar para cualquier tipo de documento. Puede modificar esta plantilla para cambiar el formato o el contenido predeterminado del documento.), contienen valores que están disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de diálogo Plantillas, contienen valores que sólo están disponibles para documentos basados en esa plantilla.

Seguridad Las plantillas pueden almacenar virus de macros, por lo que se recomienda precaución a la hora de abrirlas o de crear archivos basados en ellas. Para ello, se aconseja adoptar las siguientes medidas: ejecutar en el equipo un software antivirus actualizado, establecer el nivel de seguridad de macros al máximo, desactivar la casilla de verificación Confiar en todas las plantillas y complementos instalados, utilizar firmas digitales y mantener una lista de orígenes de datos de confianza.



Plantillas globales

Al trabajar en un documento, generalmente sólo se pueden utilizar los valores almacenados en la plantilla adjunta al documento o en la plantilla Normal. Para utilizar elementos de este tipo que estén almacenados en otra plantilla, cárguela como plantilla global. Después de cargarla, los elementos guardados en ella estarán disponibles para cualquier documento durante el resto de la sesión de Word.

Los complementos (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) y plantillas que cargue se descargan al cerrar Word. Para cargar un completo o una plantilla cada vez que inicie Word, copie el complemento o la plantilla en la carpeta Inicio de Microsoft Office.



Plantillas de documento

Las plantillas que guarde en la carpeta Plantillas aparecerán en la ficha General del cuadro de diálogo Plantillas. Si desea crear fichas personalizadas para las plantillas en el cuadro de diálogo Plantillas, cree una subcarpeta nueva en la carpeta Plantillas y guarde en ella las plantillas. El nombre que asigne a esa subcarpeta aparecerá en la nueva ficha.

Al guardar una plantilla, Word pasa a la posición Plantillas personales (menú Herramientas, comando Opciones, ficha Ubicación de archivos), cuyo valor predeterminado es la carpeta Plantillas y sus subcarpetas. Si guarda una plantilla en otra ubicación, no aparecerá en el cuadro de diálogo Plantillas.

Cualquier archivo de documento (.doc) que guarde en la carpeta Plantillas también actuará como plantilla.



Documentos maestros

Un documento maestro (documento maestro: "contenedor" para un conjunto de archivos separados (o subdocumentos). Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que tiene muchas partes, como un libro de varios capítulos.) contiene vínculos (vínculo: se utiliza para insertar una copia de información que se crea en otro programa en un documento de Microsoft Word manteniendo una conexión entre los dos archivos. Cuando se modifica la información del archivo de origen, los cambios se reflejan en el documento de destino.) a un conjunto de subdocumentos relacionados. Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de controlar. En un grupo de trabajo, almacene un documento maestro en una red para compartir la propiedad de un documento dividiéndolo en subdocumentos individuales.

Para crear un documento maestro, comience con un esquema y después designe títulos en el esquema como subdocumentos. También puede agregar un documento existente a un documento maestro para convertirlo en un subdocumento.



Trabajar con un documento maestro

Un documento maestro permite crear una tabla de contenido, un índice, referencias cruzadas y encabezados y pies de página (encabezado y pie: un encabezado, que puede constar de texto o gráficos, aparece en la parte superior de cada página de una sección. Un pie aparece en la parte inferior de cada página. Los encabezados y pies contienen a menudo números de página, títulos de capítulo, fechas y nombres de autor.) para todos los subdocumentos.

Puede utilizar la vista Esquema (vista de esquema: vista que muestra los títulos de un documento con sangría para representar su nivel en la estructura del documento. La vista de esquema también puede utilizarse para trabajar con documentos maestros.) para trabajar en un documento maestro. Por ejemplo, puede:

Expandir o contraer los subdocumentos o cambiar las vistas para mostrar u ocultar los detalles..

Cambiar rápidamente la estructura del documento agregando, quitando, combinando, dividiendo, cambiando de nombre y reorganizando los subdocumentos.



Trabajar con subdocumentos

Para trabajar con el contenido de un subdocumento, ábralo desde el documento maestro. Cuando los subdocumentos están contraídos en el documento maestro, cada subdocumento aparece como un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.). Al hacer clic en el hipervínculo, Microsoft Word muestra el subdocumento en una ventana de documento diferente.



Utilizar plantillas y formatos en un documento maestro

La plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseño de página de los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word puede dar forma a un único documento y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a todo un sitio Web.) que utilice para un documento maestro controla los estilos (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) utilizados para ver e imprimir el documento completo. También puede utilizar diferentes plantillas, incluso valores distintos dentro de la plantilla, para el documento maestro y cada uno de los subdocumentos.



Protección de documentos maestros compartidos contra acceso no autorizado

Si un usuario está trabajando con un subdocumento, el documento estará "bloqueado" para otros usuarios. Esto significa que puede ver el subdocumento, pero no podrá modificarlo hasta que lo cierre el otro usuario.

Si desea evitar que usuarios sin autorización vean o cambien un documento maestro o un subdocumento, puede abrir el documento y asignarle una contraseña para limitar el acceso. También puede establecer una opción para abrir el archivo como de sólo lectura (sólo lectura: configuración que permite leer o copiar un archivo, pero no cambiarlo ni guardarlo. Si cambia un archivo de sólo lectura, puede guardar los cambios sólo dándole un nombre nuevo al archivo.). Tenga en cuenta que si establece la opción de sólo lectura para el compartimiento de archivos, el subdocumento estará "bloqueado" para el resto de los usuarios.




Plantillas
Formas de ver un documento de Word
Modos de vista
Vistas previas
Paginación
Tablas
Listas numeradas y con viñetas
Diseño de estilo boletín
Ordenar
Imágenes
Gráficos en Word
Bordes, sombreado y rellenos gráficos
Fondos y marcas de agua
Crear una página Web
Marcos Web
Adjuntar hojas de estilos en cascada
Secuencias de comandos Web
Documentos XML en Word
Transformaciones XSL



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Crear una página Web

Puede utilizar Microsoft Word para crear páginas Web del mismo modo que se crean documentos de Word normales.

Puede utilizar una plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseño de página de los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word puede dar forma a un único documento y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a todo un sitio Web.) de página Web o guardar un documento de Word como página Web.



Con una plantilla de página Web

Cuando se utiliza una plantilla de página Web, Word no permite seleccionar las características que el explorador de destino no admite de manera que no tenga que preocuparse de cómo se verá el formato en un explorador Web (explorador de Web: software que interpreta archivos HTML, les da formato en páginas Web y los muestra. Un explorador de Web, como Microsoft Internet Explorer, puede ir a hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que están incrustados en páginas Web.).

Agregue temas (tema: conjunto de elementos de diseño unificados que proporcionan una vista a su documento mediante color, fuentes y gráficos.), inserte barras de vínculos (barras de vínculos: colección de botones gráficos o de texto que representan hipervínculos a páginas de su sitio Web o de sitios externos.) y utilice marcos (marcos: subventana con nombre de una página de marcos. El marco aparece en un explorador de Web como una de varias zonas de una ventana en las que es posible mostrar las páginas. El marco se puede desplazar y cambiar el tamaño y puede tener un borde.) para hacer que sus páginas Web sean más dinámicas y atractivas.

Para aplicar formato rápidamente a varias páginas, puede adjuntar hojas de estilos en cascada (CSS) (hojas de estilo en cascada (CSS): declaraciones, ya sea incrustadas en una página Web o almacenadas en un archivo .css independiente vinculado a una página Web, que especifican el aspecto de determinados elementos HTML.).



Desde un documento de Word existente

Guarde un documento existente como página Web si desea prepararlo rápidamente para que pueda copiarse al Web o a una intranet (intranet: red de una organización que utiliza tecnologías de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervínculos, puede explorar objetos, documentos, páginas y otros destinos en Internet.).



Uso de HTML filtrado

Cuando se guardan páginas Web o se envían mensajes de correo electrónico en formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web.

HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) a través de Microsoft Word, se agregan etiquetas de manera que se pueda seguir usando toda la funcionalidad de Word para editar el contenido.

Para reducir el tamaño de las páginas Web y de los mensajes de correo electrónico en formato HTML, éstos se pueden guardar en HTML filtrado (HTML filtrado: Al guardar la página Web, el formato Filtrado quita las etiquetas específicas de Microsoft Office. Si guarda el archivo en HTML filtrado y, a continuación, lo vuelve a abrir en programas Office, el texto y la apariencia general se mantendrá, pero algunas características funcionarán de otra forma.) de manera que se quiten las etiquetas que utilizan los programas de Microsoft Office.

Esta característica sólo se recomienda a autores expertos de páginas Web, que conocen las etiquetas que aparecen en sus archivos HTML.

Si se vuelve a abrir en Word una página Web que se guardó como HTML filtrado, se mantienen el texto y el aspecto general, pero quizás no se puedan utilizar de la forma habitual determinadas características de Word para editar los archivos. Por ejemplo, el aspecto de las listas con viñetas (viñeta: punto u otro símbolo que se coloca delante de un texto, como elementos de una lista, para dar énfasis.) o de las listas numeradas se mantiene, pero se perderá una parte de la funcionalidad de Word asociada a las listas.

Si es posible, se recomienda guardar una página Web en HTML filtrado sólo cuando se haya terminado de editar la página en Word. No obstante, si para usted no es relevante el código HTML en que se basan sus páginas Web, debería guardar los archivos como página Web estándar.

Si más adelante necesita editar el archivo, puede mantener dos versiones: una en formato de Word y otra en formato de HTML filtrado. De esta manera, puede editar el contenido en el documento de Word, guardarlo en formato de Word para las futuras modificaciones y después guardar una copia en formato de HTML filtrado.



Páginas Web de un solo archivo (MHTML)

Una página Web de un solo archivo guarda todos los elementos de un sitio Web, incluidos texto y gráficos, en un solo archivo. Esta encapsulación le permite publicar todo el sitio Web como un solo archivo agregado en formato MIME (MIME: lista de estándares para transportar recursos multimedia a través de conexiones de Internet. El tipo MIME informa a un programa del objeto que contiene (por ejemplo, gráficos, sonidos o vídeos).) encapsulado (MHTML) o enviar un sitio Web completo como un mensaje o datos adjuntos en un correo electrónico. Este formato es compatible con Internet Explorer 4.0 y versiones posteriores.

Seguridad Según qué tipos de archivos adjuntos, algunos destinatarios de mensajes de correo electrónico podrían no recibirlos. Así, por ejemplo, Microsoft Outlook bloquea los archivos adjuntos con extensión de programa (.exe). En algunos casos, es el administrador del servidor de correo electrónico el que establece el nivel de seguridad aplicado a cada tipo de archivos. En caso de bloqueo, asegúrese de proporcionarles a los destinatarios algún método alternativo para obtener acceso a los archivos adjuntos.